PraktijkOS

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

Artikel 1 — Definities

In deze AV hebben de volgende begrippen de daarachter vermelde betekenis. Begrippen die hier niet zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die daaraan in de Overeenkomst, de DPA of in de AVG is gegeven; de definities worden zoveel mogelijk consistent uitgelegd.

1.1PraktijkOS / Leverancier: mijnannabel B.V., gevestigd te Kortelaan 3, 3771 HS Barneveld, KvK 42143671, de partij die de Dienst als SaaS levert.

1.2Praktijk / Klant: de aangesloten chiropractiepraktijk die de Dienst afneemt en die in de Overeenkomst als wederpartij is vermeld.

1.3Partijen: PraktijkOS en de Praktijk gezamenlijk; Partij: ieder afzonderlijk.

1.4Dienst / PraktijkOS: de door PraktijkOS als SaaS ter beschikking gestelde praktijksoftware voor de chiropractie, omvattende (onder meer) elektronische dossiervorming, agenda-/afsprakenbeheer, declaraties/nota’s, patiëntportaal en — indien geactiveerd — spraakgestuurde SOAP-ondersteuning.

1.5Overeenkomst: het tussen Partijen gesloten ondertekende orderformulier of de (online) aanvaarde SaaS-abonnementsovereenkomst waarin deze AV, de DPA en de SLA van toepassing zijn verklaard.

1.6AV: deze algemene voorwaarden.

1.7DPA / Verwerkersovereenkomst: de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG (Verwerkersovereenkomst).

1.8SLA: de bij de Overeenkomst behorende Service Level Agreement.

1.9AVG: Verordening (EU) 2016/679 (Algemene verordening gegevensbescherming).

1.10WGBO: de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (afd. 7.7.5 BW), waaronder de bewaarplicht van art. 7:454 BW.

1.11Patiëntgegevens / Dossier: de door of namens de Praktijk in de Dienst ingevoerde of gegenereerde gegevens, waaronder medische dossiers als bedoeld in de WGBO.

1.12Verwerkingsverantwoordelijke / Verwerker: als omschreven in de AVG en de DPA. De Praktijk is verwerkingsverantwoordelijke; PraktijkOS is verwerker.

1.13Named user / Gebruiker: een individueel benoemde gebruiker met een eigen account binnen de Dienst.

1.14Abonnementsperiode: de looptijd waarvoor het abonnement is aangegaan, met (stilzwijgende) verlenging zoals in de Overeenkomst en artikel 12 bepaald.

Artikel 2 — Toepasselijkheid en rangorde

2.1Deze AV zijn van toepassing op alle aanbiedingen, Overeenkomsten en (rechts)verhoudingen waarbij PraktijkOS de Dienst levert aan de Praktijk.

2.2De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Praktijk wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3Rangorde. Bij tegenstrijdigheid tussen de documenten geldt de volgende rangorde (hoog → laag): (1) de Overeenkomst, inclusief expliciet daarin opgenomen bijzondere afspraken; (2) de DPA — doch uitsluitend voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft (voor dat onderwerp prevaleert de DPA boven al het overige, ook boven de Overeenkomst); (3) de SLA; (4) deze AV.

2.4Wijkt een bepaling in de Overeenkomst af van deze AV, dan geldt de Overeenkomst uitsluitend voor die specifieke afwijking; voor het overige blijven deze AV onverkort van kracht.

Artikel 3 — Totstandkoming van de Overeenkomst

3.1Aanbiedingen en offertes van PraktijkOS zijn vrijblijvend en geldig gedurende [nog in te vullen: bv. 30 dagen], tenzij anders vermeld.

3.2De Overeenkomst komt tot stand door ondertekening van het orderformulier door beide Partijen, dan wel door schriftelijke (waaronder elektronische) aanvaarding door de Praktijk van een aanbod van PraktijkOS, dan wel doordat PraktijkOS met de uitvoering aanvangt.

3.3Volgt de Overeenkomst op een pilot, dan bepaalt uitsluitend deze nieuwe Overeenkomst de reguliere afname; aan de pilot kunnen geen prijs- of voorwaardenrechten voor de reguliere periode worden ontleend.

3.4Kennelijke vergissingen en verschrijvingen binden PraktijkOS niet.

Artikel 4 — De Dienst en wijzigingsrecht

4.1PraktijkOS levert de Dienst als SaaS. De omvang (aantal Gebruikers, locaties, geactiveerde modules) volgt uit de Overeenkomst. PraktijkOS verleent de Praktijk een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht op de Dienst voor de eigen bedrijfsvoering, beperkt tot de overeengekomen omvang.

4.2De hosting van de applicatie en de primaire opslag vinden plaats bij Render (regio Frankfurt), de frontend/CDN via Vercel (regio fra1), transactionele e-mail via Resend (EU) en — uitsluitend indien geactiveerd — spraak-/AI-verwerking via Microsoft Azure (EU-regio). De sub-verwerkers en hun doorgifte-grondslagen zijn opgenomen in de DPA.

4.3Wijzigingsrecht. PraktijkOS mag de Dienst doorontwikkelen, verbeteren en aanpassen (waaronder nieuwe functies, wijziging of vervanging van onderdelen en het uitfaseren van verouderde functionaliteit), mede om de Dienst veilig, actueel en wettelijk conform te houden.

4.4Zorgvuldigheidsgrens (dossiervoering). PraktijkOS neemt bij een wijziging die functionaliteit raakt welke de Praktijk nodig heeft voor haar dossiervoering of wettelijke verplichtingen (waaronder dossierinzage, -bewerking, -historie en -export) de volgende zorgvuldigheid in acht:

• PraktijkOS verwijdert of beperkt geen dergelijke functionaliteit zonder de Praktijk daarover ten minste [nog in te vullen: 60] dagen vooraf te informeren via [nog in te vullen: e-mail / in-app-melding], tenzij een kortere termijn dwingend is om redenen van veiligheid, wet of een aanwijzing van een toezichthouder;
• PraktijkOS zorgt dat de Praktijk gedurende die termijn een redelijk gelijkwaardig alternatief of een exportmogelijkheid houdt, zodat de continuïteit van de dossiervoering en de nakoming van de bewaarplicht (WGBO) niet in gevaar komt;
• betreft de wijziging uitsluitend een spoedmaatregel voor beveiliging of wetsnaleving, dan informeert PraktijkOS de Praktijk zo spoedig mogelijk en herstelt zij waar mogelijk een gelijkwaardige functionaliteit.

4.5Beschikbaarheid, onderhoud en support zijn geregeld in de SLA.

Artikel 5 — Beschikbaarheid, onderhoud en support

5.1PraktijkOS spant zich in voor een goede en veilige werking van de Dienst en biedt beschikbaarheid, onderhoud en support conform de SLA.

5.2De in de SLA opgenomen beschikbaarheidsnorm, support-prioriteiten, reactie- en streefhersteltijden, service-credits en RPO/RTO gelden als daar bepaald, inclusief de daarin genoemde exclusies en de voorwaarde dat RPO/RTO-waarden pas gelden ná activering van point-in-time recovery (PITR).

Artikel 6 — Prijzen, indexatie en betaling

6.1Prijzen. De abonnementsprijs en eventuele eenmalige kosten (bv. onboarding/migratie) volgen uit de Overeenkomst. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw, tenzij anders vermeld.

6.2Jaarlijkse indexatie. PraktijkOS mag de abonnementsprijs jaarlijks per [nog in te vullen: bv. 1 januari] aanpassen op basis van [nog in te vullen: index, bv. het CBS-consumentenprijsindexcijfer (CPI, alle huishoudens) over de voorafgaande periode]. Een indexatie conform deze bepaling geeft de Praktijk geen tussentijds opzeggingsrecht. Wenst PraktijkOS de prijs bovenop de index te verhogen, dan geldt artikel 6.3.

6.3Overige prijswijziging. Een prijsverhoging die de indexatie van artikel 6.2 te boven gaat, wordt ten minste [nog in te vullen: 60] dagen vooraf schriftelijk aangekondigd. Is de Praktijk het daarmee niet eens, dan mag zij de Overeenkomst schriftelijk opzeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat, met inachtneming van een redelijke termijn; zonder tijdige opzegging geldt de nieuwe prijs als aanvaard.

6.4Betaling. Facturen worden [nog in te vullen: maandelijks / jaarlijks vooraf] gefactureerd en dienen binnen [nog in te vullen: 14] dagen na factuurdatum te worden voldaan. Bij niet-tijdige betaling is de Praktijk na een betalingsherinnering met redelijke termijn van rechtswege in verzuim en is zij wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en redelijke incassokosten verschuldigd.

6.5Opschorting bij wanbetaling — met harde zorg-ondergrens. Blijft betaling na aanmaning uit, dan mag PraktijkOS de dienstverlening geheel of gedeeltelijk opschorten. Daarbij geldt echter, bij wijze van uitdrukkelijke en niet voor uitzondering vatbare ondergrens, dat PraktijkOS:

• nooit de toegang tot het medisch Dossier van de Praktijk blokkeert of onthoudt als drukmiddel;
• gedurende ten minste [nog in te vullen: 3] maanden na de datum van opschorting aan de Praktijk lees- en exporttoegang tot de Patiëntgegevens en Dossiers blijft bieden, zodat de Praktijk aan haar wettelijke verplichtingen (waaronder de WGBO-bewaarplicht en verzoeken van betrokkenen) kan blijven voldoen;
• bij wanbetaling wél mag: het blokkeren van nieuwe verwerkingen/aanmaak (bv. nieuwe afspraken, nieuwe dossiervorming, nieuwe gebruikers), het staken van support en het niet vernieuwen/verlengen van het abonnement.

6.6Verrekening of opschorting door de Praktijk is uitgesloten, behoudens voor zover dwingend recht dit niet toestaat.

Artikel 7 — Gebruik en fair use

7.1De Praktijk gebruikt de Dienst uitsluitend voor haar eigen bedrijfsvoering, in overeenstemming met de Overeenkomst, de DPA, deze AV, redelijke gebruiksinstructies van PraktijkOS en de toepasselijke wetgeving (waaronder AVG en WGBO).

7.2Toegangsbeheer en 2FA. De Praktijk beheert haar accounts zorgvuldig, verstrekt inloggegevens niet aan onbevoegden en zorgt voor gedisciplineerd gebruik van tweefactorauthenticatie (2FA/TOTP) waar de Dienst dit aanbiedt. De Praktijk is verantwoordelijk voor handelingen die via haar accounts worden verricht.

7.3Fair use. Het gebruiksrecht is bestemd voor normaal praktijkgebruik binnen de overeengekomen omvang. Het is niet toegestaan de Dienst te gebruiken voor derden, door te verkopen, te reverse-engineeren (behoudens dwingend recht), te overbelasten, de beveiliging te omzeilen of anderszins op een wijze die de Dienst of andere afnemers schaadt. Bij structureel bovenmatig gebruik of overschrijding van de overeengekomen omvang treden Partijen in overleg over passende aanpassing van het abonnement.

7.4De Praktijk blijft verwerkingsverantwoordelijke en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en juistheid van de door haar ingevoerde gegevens en verstrekte instructies, alsook voor haar professionele en wettelijke verantwoordelijkheid als zorgaanbieder (de Dienst is een hulpmiddel, geen vervanging).

Artikel 8 — Intellectueel eigendom

8.1Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst — waaronder software, broncode, prompts/configuratie, ontwerpen, documentatie en de merk-/handelsnaam — berusten uitsluitend bij PraktijkOS of haar licentiegevers. Deze AV en de Overeenkomst verschaffen de Praktijk uitsluitend een gebruiksrecht (artikel 4.1) en dragen geen enkel intellectueel-eigendomsrecht over.

8.2Patiëntgegevens uitgezonderd. De Patiëntgegevens en Dossiers zijn en blijven van de Praktijk. PraktijkOS verkrijgt daarop geen eigen (intellectuele-eigendoms- of gebruiks)rechten buiten hetgeen nodig is om de Dienst te leveren en conform de DPA; PraktijkOS gebruikt patiëntdata niet voor eigen doeleinden of modeltraining (art. 3 DPA).

8.3Feedback. Feedback, suggesties en verbeterideeën die de Praktijk verstrekt, mag PraktijkOS vrij en zonder vergoeding gebruiken voor de doorontwikkeling van de Dienst. Dit recht ziet uitsluitend op de feedback zelf en nooit op Patiëntgegevens.

8.4Voice-/AI-modellen. Onderliggende spraak-/taalmodellen (bv. Azure Speech / Azure OpenAI) worden door PraktijkOS gelicentieerd en zijn geen eigendom van PraktijkOS; het gebruiksrecht van de Praktijk strekt zich niet uit tot deze modellen buiten het gebruik binnen de Dienst.

Artikel 9 — Geheimhouding

9.1Partijen behandelen alle niet-openbare informatie die zij van elkaar ontvangen (waaronder de werking en eigenschappen van de Dienst, prijzen, evaluatie- en bedrijfsgegevens) vertrouwelijk, gebruiken deze uitsluitend voor de uitvoering van de Overeenkomst en verstrekken deze niet aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming, behoudens een wettelijke of rechterlijke verplichting.

9.2Deze geheimhouding laat de specifieke bepalingen over persoonsgegevens in de DPA onverlet en duurt voort tot [nog in te vullen: bv. 3 jaar] na einde van de Overeenkomst.

Artikel 10 — Privacy en gegevensbescherming

10.1Bij de verwerking van persoonsgegevens in de Dienst is de Praktijk verwerkingsverantwoordelijke en PraktijkOS verwerker. De verwerking is uitputtend geregeld in de Verwerkersovereenkomst, waaronder instructies, sub-verwerkers, doorgifte, beveiliging (art. 32 AVG), bijstand bij rechten van betrokkenen en de datalek-meldketen (art. 33–34 AVG).

10.2De DPA prevaleert boven deze AV en de Overeenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft (artikel 2.3).

10.3PraktijkOS treft passende technische en organisatorische maatregelen zoals uitgewerkt in de DPA. Voor zover PraktijkOS naar een norm (bv. NEN 7510) of maatregel verwijst, geldt die verwijzing als beschrijving van de getroffen maatregelen en niet als zelfstandige garantie boven hetgeen in de DPA en SLA is bepaald.

Artikel 11 — Aansprakelijkheid

11.1Beperking. De totale aansprakelijkheid van PraktijkOS jegens de Praktijk uit hoofde van de Overeenkomst, uit welke hoofde dan ook, is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot [nog in te vullen: bv. het totaal van de over de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door de Praktijk betaalde abonnementsvergoedingen, met een maximum van € …]. Meerdere samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.

11.2Uitsluiting indirecte schade. PraktijkOS is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde omzet of winst, gemiste besparingen, reputatieschade, schade door bedrijfsstagnatie en schade door verlies of corruptie van gegevens voor zover herstel via back-up/export redelijkerwijs mogelijk is.

11.3Carve-outs (geen beperking). De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet voor: (a) schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid van PraktijkOS of haar leidinggevenden; (b) bestuurlijke boetes en schade die het rechtstreekse gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van PraktijkOS als verwerker onder de DPA/AVG (waaronder een aan PraktijkOS toe te rekenen AVG-boete), met inachtneming van de onderlinge verhaalsverdeling van art. 82 AVG; (c) voor zover dwingend recht een verdergaande aansprakelijkheid voorschrijft die niet kan worden uitgesloten of beperkt.

11.4Vrijwaring. De Praktijk vrijwaart PraktijkOS voor aanspraken van derden die voortvloeien uit een aan de Praktijk toe te rekenen onrechtmatig of onjuist gebruik van de Dienst, onjuiste of onrechtmatige (bron)gegevens, of een tekortkoming in haar eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke, behoudens opzet/bewuste roekeloosheid van PraktijkOS.

11.5Vervaltermijn. Een aanspraak tot schadevergoeding vervalt indien PraktijkOS niet binnen redelijke termijn — en uiterlijk [nog in te vullen: bv. 12 maanden] na het ontstaan van de schade — schriftelijk aansprakelijk is gesteld.

Artikel 12 — Duur, opzegging en exit

12.1Looptijd en verlenging. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst bepaalde Abonnementsperiode en wordt daarna stilzwijgend verlengd zoals daar bepaald, behoudens tijdige opzegging met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn. Opzegging geschiedt schriftelijk (waaronder per e-mail).

12.2Ontbinding. Elke Partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden indien de andere Partij toerekenbaar tekortschiet en dit — voor zover herstel mogelijk is — niet binnen een redelijke termijn na schriftelijke ingebrekestelling herstelt, alsook bij faillissement of surseance van de andere Partij.

12.3Exit — export. Bij (het naderende) einde van de Overeenkomst stelt PraktijkOS de Praktijk in staat haar gegevens te exporteren. Op verzoek levert PraktijkOS binnen 30 dagen na einde een volledige export van de Patiëntgegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat, omvattende ten minste gestructureerde gegevens in CSV (en/of JSON) en de medische dossiers (inclusief SOAP-notities, intake, bijlagen/documenten), zodat de Praktijk zonder onredelijke belemmering kan overstappen of zelf kan archiveren.

12.4Exit — bewaarplicht en verwijdering (WGBO). Partijen onderkennen dat de wettelijke bewaarplicht van (in beginsel) 20 jaar voor medische dossiers (WGBO, art. 7:454 BW) rust op de Praktijk als zorgaanbieder/verwerkingsverantwoordelijke, en niet op PraktijkOS. Om die reden: (a) draagt PraktijkOS bij exit het volledige Dossier over aan de Praktijk (of aan een door haar aangewezen opvolgende verwerker), zodat de Praktijk haar bewaarplicht kan blijven nakomen; (b) verwijdert PraktijkOS haar eigen kopie van de Patiëntgegevens pas ná aantoonbare, volledige overdracht/export, en behoudens wettelijke bewaarplichten, conform de DPA (art. 11); (c) verwijdert PraktijkOS nooit eigenmachtig een dossier waarvan een bewaartermijn nog loopt. PraktijkOS bevestigt de definitieve verwijdering van haar eigen kopie desgevraagd schriftelijk.

12.5Voortdurende verplichtingen. Verplichtingen die naar hun aard voortduren — waaronder geheimhouding (artikel 9), intellectueel eigendom (artikel 8), aansprakelijkheid (artikel 11), data/exit (artikel 12) en de DPA — blijven na einde van kracht.

Artikel 13 — Wijziging van de AV

13.1PraktijkOS mag deze AV wijzigen. Een wijziging wordt ten minste [nog in te vullen: 60] dagen vóór inwerkingtreding schriftelijk (waaronder per e-mail of in-app) aangekondigd.

13.2Betreft de wijziging een wezenlijke verslechtering van de positie van de Praktijk (niet zijnde een wijziging die noodzakelijk is op grond van wet, toezichthouder of beveiliging), dan mag de Praktijk de Overeenkomst opzeggen tegen de datum van inwerkingtreding, met inachtneming van een redelijke termijn. Zonder tijdige opzegging gelden de gewijzigde AV als aanvaard.

13.3Wijzigingen van de DPA volgen de wijzigingsprocedure van de DPA en niet die van dit artikel.

Artikel 14 — Overmacht

14.1Geen van de Partijen is gehouden tot nakoming van een verplichting indien zij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: storingen of uitval bij sub-verwerkers (Render/Vercel/Resend/Azure), internet-, stroom- of telecomstoringen buiten de invloedssfeer van PraktijkOS, cyberaanvallen ondanks passende maatregelen, overheidsmaatregelen en natuurrampen.

14.2Duurt de overmacht langer dan [nog in te vullen: bv. 60 dagen], dan mag elke Partij de Overeenkomst schriftelijk ontbinden voor het niet-uitvoerbare deel, zonder schadeplichtigheid. De exit-regeling (artikel 12) blijft van toepassing.

Artikel 15 — Toepasselijk recht en forum

15.1Op de Overeenkomst, deze AV, de DPA en de SLA is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

15.2Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank [nog in te vullen: bv. Midden-Nederland, locatie …], onverminderd de bevoegdheid van Partijen om een voorlopige voorziening te vragen.

Artikel 16 — Slotbepalingen

16.1Nietigheid. Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen van kracht en vervangen Partijen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

16.2Overdracht. De Praktijk mag haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PraktijkOS overdragen. PraktijkOS mag de Overeenkomst overdragen in het kader van een fusie, overname of reorganisatie, mits de DPA en het beschermingsniveau in stand blijven.

16.3Referentie. PraktijkOS mag de Praktijk [nog in te vullen: wel / niet] als referentieklant noemen; naams-/logogebruik uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Praktijk.