PraktijkOS

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

1. Wie zijn wij

Verantwoordelijke voor de hieronder beschreven verwerkingen is:

• mijnannabel B.V.
• KvK-nummer: 42143671
• Btw-nummer: NL869911788B01
• Vestigingsadres: Kortelaan 3, 3771 HS Barneveld
• E-mail: privacy@mijnannabel.nl
• Functionaris voor Gegevensbescherming (FG/DPO): n.v.t. (geen FG aangesteld; art. 37 AVG niet van toepassing)

2. Belangrijk onderscheid: websitebezoeker/klant versus patiëntgegevens

PraktijkOS heeft twee heel verschillende rollen. Dit onderscheid bepaalt bij wie u moet zijn voor uw gegevens.

a) Voor deze website en voor klantaccounts zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Als u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of als praktijk een account bij ons aanmaakt, bepalen wij zelf waarom en hoe wij die gegevens verwerken. Op die verwerkingen ziet deze privacyverklaring toe.

b) Voor het patiëntendossier in de software zijn wij verwerker, niet verantwoordelijke. Zodra een aangesloten praktijk PraktijkOS gebruikt om patiëntgegevens (dossiers, afspraken, declaraties, intake) te verwerken, is die praktijk de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uitsluitend verwerker: wij verwerken die patiëntgegevens alleen in opdracht van en volgens de instructies van de praktijk, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

De rest van deze verklaring gaat over rol (a): website en klantaccounts.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom

3.1 Contact opnemen (e-mail / demo-aanvraag)

• Gegevens: naam, (praktijk)naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven) en de inhoud van uw bericht.
• Doel: uw vraag beantwoorden, een demo of offerte verzorgen, contact onderhouden.
• Grondslag: uitvoering van (een aanloop naar) een overeenkomst op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG) en/of ons gerechtvaardigd belang om op verzoeken te reageren (art. 6 lid 1 sub f AVG).

3.2 Account- en klantgegevens (praktijk wordt klant)

• Gegevens: naam en contactgegevens van de contactpersoon/gebruiker(s), praktijkgegevens, inloggegevens (e-mailadres + versleuteld wachtwoord), rol binnen de praktijk en facturatiegegevens.
• Doel: het aanmaken en beheren van uw account, het leveren en factureren van de dienst, support en communicatie over de dienst.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG); voor facturatie tevens een wettelijke (fiscale) plicht (art. 6 lid 1 sub c AVG).

3.3 Gebruiks- en beveiligingsgegevens

• Gegevens: technische logbestanden en beveiligingsgegevens die bij het gebruik van de applicatie ontstaan, zoals inlog- en auditgegevens en het IP-adres van geautoriseerde gebruikers.
• Doel: het beveiligen van de dienst, fraude- en misbruikpreventie, en het kunnen aantonen van zorgvuldige toegang (verantwoording onder NEN 7510).
• Grondslag: wettelijke plicht en/of gerechtvaardigd belang bij beveiliging (art. 6 lid 1 sub c/f AVG).

3.4 Cookies en websitestatistieken

praktijkos.nl gebruikt geen tracking- of analyticscookies en geen analyticspakket. Wij plaatsen uitsluitend strikt noodzakelijke (functionele) cookies die nodig zijn om de website en het inloggen te laten werken; hiervoor is op grond van de cookieregels geen toestemming vereist. Wij volgen uw surfgedrag niet. [nog in te vullen: cookiestatus bevestigen op de live-website; bij toevoeging van analytics, video-embeds of een chatwidget deze paragraaf en een cookiebanner aanpassen]

4. Met wie delen wij gegevens (sub-verwerkers)

Wij schakelen voor de website en de dienst de onderstaande dienstverleners (sub-verwerkers) in. Met elk van hen is (of wordt) een verwerkersovereenkomst gesloten. Persoonsgegevens worden verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER); waar een leverancier een Amerikaanse moedermaatschappij heeft, gebeurt de verwerking in de EU-regio en gelden aanvullende waarborgen (EU-US Data Privacy Framework en/of standaardcontractbepalingen, SCC’s).

Daarnaast — uitsluitend indien geactiveerd — Mollie (betalingen), Sentry (foutmonitoring zonder persoonsgegevens) en Telegram (operationele alarmen zonder persoonsgegevens). De volledige en actuele lijst, met per leverancier de doorgifte-grondslag, staat op praktijkos.nl/subverwerkers.

Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij verstrekken gegevens alleen aan derden als dat nodig is voor de dienst, als u daar toestemming voor geeft, of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

De doorgifte-grondslag per leverancier (EU-regio-garantie, DPF-status en/of SCC-module) wordt vastgelegd bij het tekenen van de sub-verwerker-overeenkomsten. [nog in te vullen: definitieve status per leverancier na juridische bevestiging]

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

De bewaartermijnen hierboven gaan over de website- en klantgegevens (rol a). Voor het patiëntendossier geldt een aparte, wettelijke bewaartermijn (in beginsel 20 jaar, WGBO) die op uw praktijk rust — zie de verwerkersovereenkomst.

6. Uw rechten en hoe u ze uitoefent

Voor de gegevens die wij als verantwoordelijke verwerken (website + klantaccount) heeft u het recht op:

• inzage in uw gegevens;
• rectificatie (correctie) van onjuiste gegevens;
• verwijdering (“recht op vergetelheid”), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• dataportabiliteit (overdraagbaarheid) voor gegevens die u zelf heeft verstrekt op grond van toestemming of overeenkomst;
• het intrekken van toestemming, als de verwerking op toestemming berust (intrekken geldt voor de toekomst).

Hoe uitoefenen: stuur uw verzoek naar privacy@mijnannabel.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand (art. 12 lid 3 AVG). Ter bescherming van uw gegevens kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen, in lijn met de norm NEN 7510 voor informatiebeveiliging in de zorg. Kort samengevat: strikte scheiding per praktijk in de database, versleuteling van gevoelige velden (waaronder het BSN in het patiëntdomein, voor zover ingevoerd), versleuteld transport (TLS/HTTPS), rolgebaseerde toegang met optionele tweestapsverificatie, een onwisbaar toegangs-/auditlogboek en EU-hosting. Een uitgewerkte beschrijving staat in de verwerkersovereenkomst. [nog in te vullen: NEN 7510-claim alleen voor zover aantoonbaar — afstemmen met de compliance-verantwoordelijke]

8. Klacht indienen

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via privacy@mijnannabel.nl. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijziging van de dienst of van wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op praktijkos.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten actief.